Auf dem Weg zum optimalen digitalen Arbeitsplatz hilft die von T-Systems MMS entwickelte Lean-Workplace-Methode dabei, strukturiert den individuellen, zum Unternehmen passenden Weg zur Employee Experience zu finden. Die Methode, die auch bei der LBBW angewandt wurde, teilt sich in vier Phasen auf. Zur Vorbereitung der Scoping-Phase definierte ein Projektteam, bestehend aus internen Multiplikator*innen der LBBW und Experten von T-Systems MMS, gemeinsam in einem World-Café-Workshop die Anforderungen an ein neue Kollaborationsplattform. Beim Scoping wurden die in Frage kommenden Lösungen auf zwei reduziert. Während der Discovery-Phase stellte T-Systems MMS Demo-Umgebungen der beiden verbliebenen Lösungen bereit und begleitete die Test-User mit Trainings sowie Onboarding-Sessions. Nach der Auswertung des Feedbacks und auf Basis der Ergebnispräsentation entschied sich die LBBW schließlich für die Community-Lösung des Anbieters Haiilo (vormals COYO).
In der Design-Phase wurde die ausgewählte Lösung technisch umgesetzt und anschließend mit Multiplikator*innen verprobt. Außerdem hat T-Systems MMS das Community Management für den Wirkbetrieb konzipiert und etabliert. Die vierte Phase, Learning & Growth, dauert an und besteht aus Toolset, Mindset und Skillset: T-Systems MMS unterstützt die LBBW kontinuierlich bei der Weiterentwicklung der Community, dem Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, der Identifikation neuer Use Cases sowie bei der Redaktion und Verbesserung des Community Managements.